Privacybeleid: Stal De Cloche

Versie 1.4, laatst bijgewerkt op 21 oktober 2026. Contact: nielsmollen@yahoo.com

Kort samengevat

Een privacybeleid hoort kort en leesbaar te zijn. Daarom eerst de essentie, dan de details. Hieronder lees je 5 belangrijke dingen die je moet weten over hoe Stal De Cloche met je gegevens omgaat:

1. Wie zijn wij? Stal De Cloche organiseert paardrij-activiteiten. Voor vragen over jouw gegevens kan je terecht bij Stal De Cloche via nielsmollen@yahoo.com.

2. Welke gegevens verwerken we? Wat we nodig hebben om lessen, activiteiten en boekingen te organiseren: contactgegevens, geboortedatum, inschrijvingen, betalingen en, als we dat bijhouden, lidmaatschap en verzekering. We vragen geen gezondheidsgegevens. Voor kinderen krijgen we de gegevens van de ouder of voogd, nooit rechtstreeks van het kind.

3. Waarvoor gebruiken we ze? Om lessen en activiteiten te organiseren, je boekingen en beurtenkaarten te beheren, betalingen op te volgen en onze wettelijke plichten na te komen, zoals de boekhouding.

4. Met wie delen we ze?

   • Kerlinga (PonyPortaal): onze softwareleverancier, als verwerker onder een verwerkersovereenkomst die je gegevens beschermt. Kerlinga werkt daarvoor zelf met een hostingpartner, een maildienst, een dienst voor foutmonitoring en een AI-dienst, in de regel in de EU (zie §10).
   • Mollie: als je online betaalt, gaan je betaalgegevens rechtstreeks naar Mollie, die zelf verantwoordelijk is voor de betaling.
   • De sportfederatie of verzekeraar waarbij je via de manege verzekerd bent, voor de inschrijving van je verzekering.
   • Overheid: enkel als de wet dat oplegt (bijvoorbeeld bij een controle van de boekhouding).
   • Nooit aan derden voor marketing of advertenties.

5. Welke rechten heb je? Alles wat de AVG je geeft: inzage, verbetering, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Neem contact op via nielsmollen@yahoo.com. Wij antwoorden binnen een maand.

Geen geautomatiseerde besluitvorming over jou. Stal De Cloche neemt geen geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen voor jou hebben. Prijzen, beschikbaarheid en het aftrekken van beurten volgen vaste regels in de software. Het beheerprogramma heeft wel een hulpassistent voor de beheerders bij een AI-dienst in de EU. Die hulpassistent is niet bedoeld voor gegevens van klanten en krijgt ze niet automatisch mee.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

Stal De Cloche Voorhoek 52, 8940 Geluwe Ondernemingsnummer: (niet ingesteld) BTW: niet van toepassing

Contact voor privacyvragen: nielsmollen@yahoo.com

Stal De Cloche heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, omdat dat voor onze activiteit niet verplicht is. Met alle privacyvragen kan je rechtstreeks bij ons terecht.

2. Wanneer is dit beleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Stal De Cloche verwerkt wanneer:

• je een account aanmaakt op ons klantportaal (staldecloche.ponyportaal.be)
• je een kind of volwassen deelnemer inschrijft voor lessen of activiteiten
• je beurtenkaarten koopt of gebruikt
• je een lidmaatschap of verzekering aanvraagt via ons
• je ons contacteert via e-mail, telefoon of het portaal
• je een betaling doet (via overschrijving of online via Mollie)
• je onze website bezoekt.

Plaats je een rij-melding in de piste-agenda, dan zijn je naam, de naam van je paard en je eventuele notitie zichtbaar voor iedereen die de piste-agenda van de manege kan zien: de pensiongasten, de manege zelf en klanten die van de manege het recht kregen om meldingen te plaatsen.

Als je manege de berichtenfunctie gebruikt, verwerken we de berichten en foto's die je in gesprekken deelt. Deelnemers van een gesprek zien elkaars naam en berichten. De manege kan alleen meelezen in gesprekken waaraan ze zelf deelneemt.

Wat niet onder dit beleid valt

• Hoe Kerlinga omgaat met de gegevens van haar eigen klanten (zoals Stal De Cloche zelf) en van bezoekers van ponyportaal.be, staat in het privacybeleid van PonyPortaal.
• Mollie (de betaaldienst) heeft een eigen privacybeleid voor alles wat met betaalgegevens te maken heeft: het privacybeleid van Mollie.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we, en waarom?

3.1 Gegevens van volwassen ruiters en ouders of voogden

3.2 Gegevens van deelnemers (kinderen en volwassenen)

De gegevens die het portaal als verplicht aanduidt, hebben we nodig om je inschrijving of boeking uit te voeren. Zonder die gegevens kunnen we je niet inschrijven. De andere velden zijn vrijwillig.

3.3 Onderdelen die niet elke manege gebruikt

Sommige onderdelen van het portaal gebruikt niet elke manege. Hieronder staan enkel de onderdelen die Stal De Cloche gebruikt, met wat je erover moet weten.

• Lessen. We bewaren de inschrijvingen in lesgroepen en de afwezigheden. Vraag je een plaats in een lesgroep aan, dan bewaren we je aanvraag (gewenste dagen, verwacht niveau en je bericht) tot ze is afgehandeld en daarna zolang je account bestaat. De manege kan per dag een lesoverzicht afdrukken en in de stal of kantine uithangen, met enkel de voornaam en de eerste letter van de achternaam van de ruiter, de les, het uur, het paard en de lesgever.
• Lesgevers. Een lesgever ziet in het portaal de naam, het niveau en het gewenste paardtype van de ruiters in zijn eigen lessen. De manege kan hem een notitie bij een les meegeven. Zo'n notitie blijft bewaard zolang de les in het portaal staat.
• Paarden van klanten. Heb je een eigen paard op de manege, dan bewaren we je gegevens als eigenaar (naam, contactgegevens en adres) en de gegevens van je paard, zoals het paspoort, de verzorging en eventueel de contactgegevens van je dierenarts of hoefsmid. De manege kan je per e-mail uitnodigen om die gegevens aan je account te koppelen. We bewaren ze zolang je paard bij de manege staat en daarna zolang de manege ze nodig heeft voor haar administratie.
• Pension. Stal je een paard bij de manege, dan bewaren we je pensioncontract, de afspraken over de verzorging en de maandelijkse aanrekeningen. Bij een halve stal staat ook de rijder op het contract. Het contract bewaren we zolang het loopt, de aanrekeningen zolang de boekhoud- en fiscale wetgeving dat oplegt (momenteel tot 10 jaar).
• Pisteverhuur. Huur je een piste, dan bewaren we de datum, het uur, de prijs, de betaling, je eventuele notitie en de ruiter voor wie je huurt. Medewerkers van de manege die de agenda-koppeling gebruiken, zien de naam van de ruiter (of van de huurder) in hun eigen agenda-app, zoals die van Google of Apple. Die agenda-dienst bewaart de afspraak dan ook zelf, buiten het portaal. Een verhuring met een betaling bewaren we zolang de boekhoud- en fiscale wetgeving dat oplegt (momenteel tot 10 jaar).
• Lidmaatschap. We bewaren per deelnemer het lidmaatschap, de periode en de betaling, zolang je lid bent en daarna zolang de manege dat nodig heeft voor haar administratie.
• Verzekering. Verzeker je een deelnemer via de manege, dan bewaren we de gekozen verzekering, de periode, de status en het licentienummer. Dat geldt ook voor een dagverzekering voor één of enkele dagen. De gegevens die nodig zijn om je in te schrijven, zoals naam en geboortedatum, geven we door aan de sportfederatie of verzekeraar waarbij je via de manege verzekerd bent (zie §4.3).
• Tweede ouder of voogd. Op vraag van een ouder kan de manege een tweede ouder of voogd uitnodigen om hetzelfde kind mee op te volgen. Daarvoor bewaren we het e-mailadres van de tweede ouder, dat we meestal van de eerste ouder krijgen. De tweede ouder krijgt een uitnodiging per e-mail en ziet dit privacybeleid bij het aanmaken van zijn of haar account. Een uitnodiging vervalt na 30 dagen. Daarna zien beide ouders dezelfde gegevens van het kind.
• Dagontvangsten. Je betalingen komen in een overzicht van de dagelijkse ontvangsten voor onze boekhouding, met het bedrag, de betaalwijze en waarvoor en voor wie betaald werd. Dat overzicht gaat naar onze boekhouder en bewaren we zolang de boekhoud- en fiscale wetgeving dat oplegt (momenteel tot 10 jaar).

3.4 Inschrijvingen en betalingen

3.5 Communicatie en bewijs van aanvaarding

3.6 Opmerkingen en gezondheidsinformatie

Bij een inschrijving voor een activiteit kan je een opmerking meegeven, bijvoorbeeld een voorkeurspaard of je ervaring. Enkel de medewerkers van Stal De Cloche zien de opmerking. Ze blijft bewaard zolang de inschrijving bewaard wordt, en wordt gewist als je account gewist wordt.

We vragen geen gezondheidsgegevens. Geef je toch medische informatie mee in een vrij veld, dan is dat geen inbreuk zolang we die niet verder gebruiken, en mogen we die wissen. Is iets belangrijk voor de veiligheid tijdens het rijden, zeg het dan rechtstreeks aan de lesgever.

3.7 Wat we niet verzamelen

• Geen gezondheidsgegevens. Zet medische informatie niet in tekstvelden of berichten, maar bespreek ze rechtstreeks met ons (zie §3.6).
• Geen gegevens over levensovertuiging of religie.
• Geen politieke opvattingen.
• Geen biometrische of genetische gegevens.
• Geen profilering of geautomatiseerde besluiten.

4. Met wie delen we je gegevens?

4.1 Onze softwareleverancier (verwerker)

Kerlinga (PonyPortaal) levert het online platform waarmee wij je boekingen, lessen en betalingen beheren. Kerlinga verwerkt je gegevens uitsluitend in opdracht van Stal De Cloche en mag ze niet voor eigen doeleinden gebruiken. Dat staat in de verwerkersovereenkomst tussen ons en Kerlinga.

Kerlinga schakelt voor bepaalde taken zelf dienstverleners in (subverwerkers). Die mogen je gegevens enkel voor die taak gebruiken, onder de voorwaarden van de verwerkersovereenkomst:

• Een hostingpartner voor de databank, de bestandsopslag en het portaal, in de EU (Frankfurt).
• Een maildienst die de e-mails van het portaal verstuurt, in de EU.
• Een dienst voor foutmonitoring die technische foutmeldingen ontvangt en, voor een klein deel van de bezoeken, meet hoe snel een pagina laadt, in de EU.
• Een AI-dienst in de EU voor de hulpassistent van de beheerders. Die hulpassistent is niet bedoeld voor gegevens van klanten en krijgt ze niet automatisch mee.

De lijst van deze dienstverleners met hun naam staat in de verwerkersovereenkomst van Kerlinga.

4.2 Onze betaaldienst (zelfstandige verantwoordelijke)

Mollie B.V.: wanneer je online betaalt (Bancontact, iDEAL, kredietkaart), gaan je betaalgegevens rechtstreeks naar Mollie. Mollie is geen verwerker maar een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor de betaling zelf. Zie het privacybeleid van Mollie.

4.3 Overheid, federaties en andere ontvangers

Wij delen je gegevens met overheidsinstanties wanneer de wet dat oplegt: een fiscale controle, een politieonderzoek, een rechterlijk bevel of een onderzoek van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Verzeker je een deelnemer via Stal De Cloche, dan geven we de gegevens die nodig zijn voor de inschrijving (zoals naam, geboortedatum en licentienummer) door aan de sportfederatie of verzekeraar waarbij je via de manege verzekerd bent. Die organisatie verwerkt ze als zelfstandige verantwoordelijke, volgens haar eigen privacybeleid.

4.4 Wat we niet doen

• Wij verkopen geen gegevens.
• Wij doen geen marketing voor derden.
• Wij doen niet aan profilering of gerichte reclame.
• Wij geven geen gegevens door buiten de EER, behalve zoals beschreven in §10.

5. Hoe beveiligen we je gegevens?

Stal De Cloche gebruikt PonyPortaal als platform. Samen met Kerlinga beschermen we je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG). Verbindingen en opgeslagen gegevens zijn versleuteld, de gegevens van elke manege zijn strikt gescheiden en enkel wie het voor zijn taak nodig heeft, krijgt toegang. Wachtwoorden worden nooit leesbaar bewaard. Er zijn back-ups, die na korte tijd automatisch overschreven worden. We volgen beveiligingsupdates op en hebben een procedure voor datalekken.

Vermoed je dat er iets mis is met de beveiliging, neem dan meteen contact op via nielsmollen@yahoo.com.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

De termijn per soort gegeven staat in §3. De algemene regels:

1. Account en deelnemers: zolang je account bestaat of je klant bij ons bent, en daarna zolang Stal De Cloche je gegevens nodig heeft voor haar administratie. Er is geen automatische termijn na je laatste activiteit: de manege kijkt zelf na welke gegevens ze niet meer nodig heeft. Vraag je de verwijdering aan via "Mijn data" of per e-mail, of wist de manege je gegevens zelf, dan worden ze onherkenbaar gemaakt, behalve wat de wet ons langer laat bewaren.
2. Facturen en betalingen: zolang de boekhoud- en fiscale wetgeving dat oplegt (momenteel tot 10 jaar). Die plicht gaat voor op het recht op verwijdering: je kan dus niet vragen om facturen te verwijderen, wel om je account te verwijderen.
3. Bewijs van aanvaarding: zolang je account bestaat en daarna 5 jaar, zodat we kunnen aantonen wat je aanvaard hebt.
4. Technische logs en foutmeldingen: hoogstens 90 dagen.

Wat gebeurt er bij het onherkenbaar maken?

Wij vervangen je naam, e-mailadres, adres en telefoonnummer door neutrale waarden en wissen je vrije opmerkingen. Je facturen blijven ongewijzigd (wettelijke plicht). Daarna kan Stal De Cloche die gegevens niet meer aan jou koppelen. Daarom kan je er ook geen inzage meer in vragen.

7. Wat zijn jouw rechten?

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

Recht van bezwaar

Verwerken we gegevens op basis van gerechtvaardigd belang, zoals de technische logs of de dagen waarop je het portaal opende, dan kan je daar op elk moment bezwaar tegen maken via nielsmollen@yahoo.com. We stoppen dan, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen. Tegen nieuwsbrieven kan je altijd bezwaar maken, zonder reden.

Zelf regelen via je account

De meeste rechten kan je zelf uitoefenen via de pagina "Mijn data" in je klantaccount. Daar vind je:

• een overzicht van je gegevens en van wat je aanvaard hebt
• een knop om een kopie van je gegevens te downloaden (in JSON-formaat, een bestand dat een computer kan lezen)
• een knop om een verwijderverzoek in te dienen, dat Stal De Cloche binnen een maand behandelt.

Nieuwsbrieven zet je uit bij de meldingsvoorkeuren in je account.

Wat als je niet ingelogd bent?

Stuur een e-mail naar nielsmollen@yahoo.com met je naam en een duidelijke beschrijving van je verzoek. Om te vermijden dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we vragen om je identiteit te bevestigen.

Reactietermijn

Wij reageren binnen één maand na ontvangst. Voor ingewikkelde verzoeken kunnen we die termijn met maximaal twee maanden verlengen. Dat laten we je dan binnen de eerste maand weten, met de reden.

Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je verzoek omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

8. Minderjarigen

Stal De Cloche werkt veel met minderjarigen. Daarom verloopt alles via de ouder of voogd:

• Het portaal is bedoeld voor volwassenen. Een ouder of voogd maakt een account aan en voegt het kind toe als deelnemer.
• Bij het toevoegen van een minderjarige bevestigt de ouder uitdrukkelijk dat hij of zij de wettelijke vertegenwoordiger is.
• Alle communicatie (e-mails, herinneringen, facturen) over een minderjarige deelnemer gaat naar de ouder of voogd, niet naar het kind.

De ouder of voogd sluit de overeenkomst met Stal De Cloche als wettelijke vertegenwoordiger van het kind. We verwerken de gegevens van het kind dus om die overeenkomst uit te voeren (art. 6.1.b AVG). We vragen ook voor kinderen geen gezondheidsgegevens. Geeft een ouder toch medische informatie over het kind mee in een vrij veld, dan is dat geen inbreuk zolang we die niet verder gebruiken, en mogen we die wissen (zie §3.6).

9. Cookies

Ons klantportaal gebruikt enkel cookies die nodig zijn om in te loggen en het portaal te laten werken. De login-cookie blijft maximaal 400 dagen, wordt bij elk bezoek verlengd en verdwijnt bij uitloggen. Daarnaast bewaart je browser enkele instellingen en je winkelmandje op je eigen toestel. Wij plaatsen geen tracking-, advertentie- of analytische cookies. Daarom is er geen cookiebanner: de Belgische regels over cookies en vergelijkbare technieken (omzetting van art. 5.3 van de ePrivacyrichtlijn 2002/58/EG) vragen geen toestemming voor wat strikt noodzakelijk is.

Op de publieke pagina van Stal De Cloche kan een kaart van Google Maps staan. Die kaart laadt pas nadat je op "Kaart laden" klikt, en pas dan kan Google eigen cookies plaatsen.

Meer uitleg vind je in de cookieverklaring van PonyPortaal.

10. Doorgifte buiten de EER

We verwerken je gegevens in de regel in de EU (Frankfurt, Duitsland). Sommige dienstverleners van Kerlinga horen bij een groep buiten de EER, of verwerken voor een beperkte taak gegevens buiten de EER, bijvoorbeeld de hostingpartner die IP-adressen kan laten passeren via datacenters in de Verenigde Staten om overbelastingsaanvallen tegen te houden. Dat gebeurt enkel met de waarborgen die de AVG vraagt: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

De hostingpartner kan serverlogs in de VS bewaren, onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Zet je pushmeldingen aan, dan loopt de aflevering via de pushdienst van je browser of toestel, bijvoorbeeld die van Apple of Google. Die diensten werken wereldwijd. Per melding gaat enkel de technische code van je toestel en de inhoud van de melding (titel, korte tekst, link) naar die dienst.

11. Wijzigingen aan dit beleid

Stal De Cloche kan dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als de wet of de werking van het portaal verandert. Bij een wezenlijke wijziging informeren we je vooraf per e-mail of met een melding in het portaal. De datum bovenaan toont wanneer dit beleid het laatst werd bijgewerkt.

12. Contact

Voor alle vragen, opmerkingen of verzoeken over je persoonsgegevens kan je terecht bij nielsmollen@yahoo.com.

Wij doen ons best om elke vraag snel te beantwoorden, en zeker binnen de wettelijke termijn van één maand.

Stal De Cloche · Voorhoek 52, 8940 Geluwe · (niet ingesteld) · nielsmollen@yahoo.com