Verwerkersovereenkomst (DPA): Kerlinga / PonyPortaal

Versie: 1.2 Datum: 21 oktober 2026 Conform: art. 28 Verordening (EU) 2016/679 (AVG)

Dit document regelt de verwerking van persoonsgegevens door Kerlinga als verwerker, in opdracht van de Tenant als verwerkingsverantwoordelijke. Het vormt een integraal onderdeel van de algemene voorwaarden van PonyPortaal en wordt samen met die voorwaarden elektronisch aanvaard.

TUSSEN DE ONDERGETEKENDE PARTIJEN

Kerlinga Robbe de Jonghe, eenmanszaak Vestigingsadres: Tieltsteenweg 21, 8750 Wingene, België Ondernemingsnummer: BE 0763.807.395 Contact: info@kerlinga.com

Hierna genoemd "de Verwerker" of "Kerlinga"

Stal De Cloche

Voorhoek 52, 8940 Geluwe Ondernemingsnummer: (niet ingesteld)

Contact: nielsmollen@yahoo.com

Hierna genoemd "de Verwerkingsverantwoordelijke" of "de Tenant"

OVERWEGENDE DAT

A. De Verwerkingsverantwoordelijke een beroep doet op de SaaS-dienst PonyPortaal, aangeboden door Kerlinga, voor het beheer van haar manege of club: onder meer leden en deelnemers, lessen, activiteiten, beurtenkaarten, lidmaatschap en verzekering, betalingen, facturen of dagontvangsten, paarden, pension, verhuur en communicatie met haar klanten.

B. Bij de uitvoering van deze dienst verwerkt Kerlinga persoonsgegevens van klanten van de Verwerkingsverantwoordelijke (ouders, voogden, volwassen en minderjarige deelnemers) en van andere personen met wie de Verwerkingsverantwoordelijke werkt, zoals beschreven in clausule 3 en in Bijlage 1.

C. Partijen wensen de verwerking van persoonsgegevens te regelen in overeenstemming met art. 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgeving.

D. Voor de duidelijkheid: deze overeenkomst regelt enkel de verwerking waarin Kerlinga optreedt als verwerker in opdracht van de Tenant. Voor de persoonsgegevens die de Tenant zelf aan Kerlinga verstrekt voor haar eigen klantrelatie (contactgegevens, factureringsgegevens, aanvaarding van deze DPA), en voor de foutrapporten en het gebruikslog van de hulpassistent van beheerders, treedt Kerlinga op als verwerkingsverantwoordelijke. Dat staat in het privacybeleid van PonyPortaal.

IS OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT

Clausule 1: Onderwerp en duur van de verwerking

1.1. Onderwerp: het hosten en verwerken van persoonsgegevens in opdracht van de Tenant in het kader van de SaaS-dienst PonyPortaal. Bijlage 1 beschrijft per module over welk onderwerp, welke gegevens en welke betrokkenen het gaat.

1.2. Duur: deze verwerkersovereenkomst gaat in op de dag waarop de Tenant haar elektronisch aanvaardt in het beheer, bij het eerste inloggen of via de melding in het beheer, en blijft van kracht zolang Kerlinga persoonsgegevens verwerkt in het kader van de dienst, vermeerderd met de bewaartermijnen vermeld in clausule 13.

1.3. Einde: deze overeenkomst eindigt automatisch bij beëindiging van de onderliggende SaaS-overeenkomst met de Tenant. De verplichtingen in clausule 13 (verwijdering of teruggave) en clausule 7 (geheimhouding) blijven na de beëindiging gelden.

Clausule 2: Aard en doel van de verwerking

2.1. De verwerking omvat onder meer: hosting, opslag, weergave, wijziging en beheer van gegevens, geaggregeerde rapportering, verzending van e-mails en pushmeldingen in naam van de Tenant, opvolging van betalingen, aanmaak en archivering van facturen of dagontvangstenoverzichten, en de verwerkingen per module uit Bijlage 1. Online betalingen lopen via Mollie als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke (zie clausule 9.3).

2.2. Kerlinga verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend om de dienst aan de Tenant en haar klanten te leveren. Kerlinga gebruikt de gegevens niet voor eigen commerciële doelen, profiling of direct marketing aan klanten van de Tenant, en geeft ze niet door aan derden buiten de subverwerkers uit clausule 9.

2.3. AI-dienst en geautomatiseerde besluitvorming: de dienst neemt geen besluiten die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen op een vergelijkbare manier aanmerkelijk treffen in de zin van art. 22 AVG. Prijsberekening en controles bij inschrijving (zoals verzekering, niveau of leeftijd) zijn vaste regels die de Tenant zelf instelt. Kerlinga gebruikt een AI-dienst (zie clausule 9.2) enkel voor:

(a) de hulpassistent voor beheerders: het model krijgt de vraag van de beheerder, de hulpartikels van PonyPortaal en waar nodig geaggregeerde cijfers van de manege (aantallen en bedragen, geen namen of contactgegevens van klanten). Het kan ook concepttekst voorstellen op basis van de instellingen van de manege. Wat een beheerder zelf in een vraag typt, gaat mee naar het model. De beheerder leest elk concept na voor het gebruikt wordt.
(b) de bankopvolging, enkel bij een Tenant die die module aanzet: van overschrijvingen die niet automatisch te koppelen zijn, gaan datum, bedrag, naam van de betaler en mededeling naar het model, samen met omschrijving, naam van de deelnemer en openstaand bedrag van de open betalingen die in aanmerking komen. Rekeningnummers gaan niet mee. Het model stelt enkel een koppeling voor. Een medewerker van de Tenant bevestigt of verwerpt elk voorstel, het model beslist niets.

De AI-dienst gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen. Breidt Kerlinga het gebruik van de AI-dienst uit naar andere gegevens of doelen, dan kondigt zij dat vooraf aan en werkt zij deze DPA bij.

Clausule 3: Type persoonsgegevens en categorieën betrokkenen

3.1. Categorieën persoonsgegevens die Kerlinga in opdracht van de Tenant verwerkt (details per module in Bijlage 1):

Identificatiegegevens: voornaam, achternaam, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats
Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer
Accountgegevens: aanmeldgegevens en rol (wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen)
Relationele gegevens: de koppeling tussen ouder of voogd en deelnemer, lidmaatschap, verzekering, niveau
Transactionele gegevens: inschrijvingen voor lessen en activiteiten, beurtenkaarten, contracten, huur, openstaande betalingen
Financiële gegevens: betaalhistoriek, betaalstatus, referenties van online betalingen, facturen of dagontvangsten, met naam, adres en e-mailadres zoals vastgelegd op het moment van facturatie
Bewijs van aanvaarding: aanvaarding van privacybeleid en voorwaarden en privacyverzoeken, met tijdstip, versie en IP-adres
Technische gegevens: IP-adres en browsergegevens bij aanmelding en bij aanvaardingen, en tokens om pushmeldingen of een agendalink te laten werken
Inhoud die gebruikers zelf invoeren: notities en opmerkingen, berichten, foto's en bijlagen
Gegevens over paarden die aan een persoon gekoppeld zijn (eigenaar, pension, zorg)

3.2. Categorieën betrokkenen:

Klanten van de Tenant: ouders en voogden, volwassen deelnemers (ruiters)
Minderjarige deelnemers aan de activiteiten van de Tenant. Zij worden in de regel ingeschreven en beheerd door hun ouder of voogd.
Eigenaars van paarden en pensiongasten, ook eigenaars die zelf geen account hebben
Huurders van pistes of accommodatie
Betalers die geen klant zijn, bijvoorbeeld een familielid dat een overschrijving doet
Lesgevers en teamleden van de Tenant die toegang hebben tot het beheer
Externe contacten van de Tenant, zoals dierenartsen, hoefsmeden en de boekhouder

Clausule 4: Verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke

4.1. De Tenant is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor:

(a) het bepalen van de doeleinden en middelen van de verwerking binnen de functies die PonyPortaal ondersteunt,
(b) een geldige rechtsgrond voor elke verwerking (uitvoering van een overeenkomst, toestemming, wettelijke plicht, gerechtvaardigd belang),
(c) het correct informeren van haar klanten en andere betrokkenen. Kerlinga stelt daarvoor een standaard privacybeleid ter beschikking dat de Tenant kan gebruiken, aanvullen of vervangen door een eigen tekst,
(d) het behandelen van verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, wissing en andere),
(e) het melden van datalekken aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en aan betrokkenen wanneer art. 33 en 34 AVG dat vereisen,
(f) het voeren van een eigen verwerkingsregister conform art. 30 AVG voor zover van toepassing.

4.2. De Tenant verstrekt Kerlinga alleen rechtmatig verzamelde gegevens en vrijwaart Kerlinga voor alle claims die voortvloeien uit een inbreuk op deze verplichting.

4.3. Minderjarigen: de Tenant is verantwoordelijk voor een geldige rechtsgrond bij de verwerking van gegevens van minderjarigen, inclusief de toestemming van een ouder of voogd waar dat wettelijk vereist is. Waar toestemming de rechtsgrond is voor een online dienst die zich rechtstreeks tot een kind richt, geldt in België een leeftijdsgrens van 13 jaar. De Tenant gebruikt daartoe de koppeling tussen ouder of voogd en deelnemer die PonyPortaal voorziet.

Clausule 5: Toegestaan gebruik en uitdrukkelijk verboden verwerkingen

5.1. Kerlinga verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Tenant. Het gebruik van de functies via de webinterface, de app of de openbare koppelingen van PonyPortaal geldt als een gedocumenteerde instructie.

5.1bis. Kern-verwerkingsinstructie: de verwerking gebeurt uitsluitend om de PonyPortaal-dienst te leveren zoals beschreven in de algemene voorwaarden en deze DPA. Elke verwerking daarbuiten vereist een aparte, voorafgaande schriftelijke instructie van de Tenant.

5.1ter. Signaleringsplicht (art. 28.3, laatste alinea AVG): Kerlinga informeert de Tenant onmiddellijk wanneer een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG of andere toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

5.2. Bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG): de Tenant mag geen bijzondere categorieën persoonsgegevens opslaan of laten opslaan via PonyPortaal. Dit omvat onder meer, zonder beperkend te zijn:

gezondheidsgegevens (medische aandoeningen, medicatie, blessures, fysieke beperkingen),
gegevens over levensovertuiging (religie, filosofische overtuiging),
politieke opvattingen,
ras of etnische afkomst,
seksuele geaardheid of seksueel gedrag,
genetische of biometrische gegevens ter identificatie,
lidmaatschap van een vakbond,
strafrechtelijke gegevens in de zin van art. 10 AVG.

5.3. De beperking van 5.2 geldt in alle velden, inclusief:

vaste velden (naam, adres en dergelijke),
vrije-tekstvelden en notities,
eigen formulieren en vragen van de Tenant,
bijlagen en foto's (bijvoorbeeld met medische informatie),
opmerkingen bij inschrijvingen, boekingen, berichten of facturen.

Voor medische informatie die een ouder of klant zelf in een vrij veld meegeeft, zonder dat de Tenant erom vraagt, geldt 5.7.

5.4. Uitzondering: de Tenant mag bijzondere categorieën uitsluitend verwerken wanneer zij:

(a) beschikt over een eigen rechtsgrond conform art. 9.2 AVG (uitdrukkelijke toestemming, arbeids- of socialezekerheidsrecht, vitale belangen en andere),
(b) daarvan vooraf schriftelijk kennis heeft gegeven aan Kerlinga via info@kerlinga.com, en
(c) een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) heeft uitgevoerd wanneer de omvang dat vereist.

5.5. Weigeringsrecht: Kerlinga behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om verwerkingsopdrachten of configuraties die deze clausule schenden geheel of gedeeltelijk te weigeren, tijdelijk op te schorten of te beëindigen zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder schadevergoeding, wanneer Kerlinga redelijkerwijs meent dat voortzetting haar zou blootstellen aan een inbreuk op de AVG. Kerlinga brengt de Tenant daarvan zo snel mogelijk op de hoogte en stelt, waar redelijk, een alternatieve oplossing voor.

5.6. Vrijwaring: de Tenant vrijwaart Kerlinga voor alle schade, claims, boetes en kosten (inclusief redelijke advocatenkosten) die voortvloeien uit een inbreuk op deze clausule 5.

5.7. De Tenant informeert haar medewerkers over deze beperking en ziet erop toe dat vrije-tekstvelden, notities, eigen formulieren en bijlagen niet gebruikt worden om bijzondere categorieën persoonsgegevens bij te houden. PonyPortaal vraagt in geen enkel veld naar gezondheidsgegevens. Geeft een ouder of klant toch medische informatie mee in een vrij veld, zoals een opmerking bij een inschrijving, dan is dat geen inbreuk op 5.2 en 5.3 zolang de Tenant die niet verder gebruikt, en mag de Tenant die wissen. Stelt Kerlinga vast dat zulke gegevens in de dienst staan, dan mag zij de Tenant daarop wijzen.

Clausule 6: Verplichtingen van de Verwerker

6.1. Kerlinga verbindt zich ertoe:

(a) de persoonsgegevens enkel te verwerken op gedocumenteerde instructie van de Tenant, ook wat doorgifte naar derde landen betreft (zie clausule 10),
(b) te waarborgen dat personen die gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden (zie clausule 7),
(c) alle passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen (zie clausule 8),
(d) uitsluitend subverwerkers in te zetten onder de voorwaarden van clausule 9,
(e) rekening houdend met de aard van de verwerking de Tenant bij te staan bij verzoeken van betrokkenen (zie clausule 11),
(f) de Tenant bij te staan bij het nakomen van haar verplichtingen onder art. 32 tot en met 36 AVG (zie clausule 12),
(g) de persoonsgegevens terug te geven of te wissen bij het einde van de dienstverlening (zie clausule 13),
(h) de Tenant alle informatie ter beschikking te stellen die nodig is om de naleving van deze verplichtingen aan te tonen en audits mogelijk te maken (zie clausule 14).

6.2. Wettelijke verplichting en verzoeken van overheden: legt het recht van de Unie of van een lidstaat Kerlinga een verwerking op buiten de instructies van de Tenant, dan brengt Kerlinga de Tenant vóór de verwerking op de hoogte van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving dat om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt (art. 28.3.a AVG). Ontvangt Kerlinga een verzoek van een overheid, rechtbank of politiedienst om persoonsgegevens van de Tenant te verstrekken, dan:

(a) informeert zij de Tenant zo snel mogelijk, tenzij dat wettelijk verboden is,
(b) verwijst zij de overheid waar mogelijk door naar de Tenant,
(c) gaat zij na of het verzoek een geldige wettelijke grondslag heeft en betwist zij het waar daar redelijke gronden voor zijn,
(d) verstrekt zij enkel de gegevens die strikt nodig zijn om aan een geldig verzoek te voldoen.

Clausule 7: Geheimhouding

7.1. Kerlinga waarborgt dat iedereen die gemachtigd is om persoonsgegevens onder deze DPA te verwerken, zich schriftelijk of door een wettelijke verplichting tot geheimhouding heeft verbonden.

7.2. Deze geheimhoudingsverplichting blijft van kracht gedurende de duur van deze overeenkomst en onbeperkt in tijd na beëindiging, voor alle persoonsgegevens die onder deze DPA worden verwerkt.

7.3. Kerlinga geeft iemand pas toegang tot persoonsgegevens nadat die persoon zich schriftelijk of door een wettelijke verplichting tot geheimhouding heeft verbonden, en enkel voor zover die toegang nodig is voor zijn taak.

Clausule 8: Beveiliging (art. 32 AVG)

8.1. Kerlinga neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat op het risico is afgestemd. Die maatregelen omvatten onder meer:

Technische maatregelen:

Alle verbindingen met de dienst zijn versleuteld.
Opgeslagen gegevens en bestanden zijn versleuteld.
De gegevens van elke Tenant zijn strikt gescheiden van die van andere Tenants, en die scheiding wordt op meerdere niveaus afgedwongen.
Toegang binnen een Tenant hangt af van de rol van de gebruiker (beheerder, medewerker, lesgever, klant).
Wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen. Toegangssleutels voor gekoppelde diensten worden apart versleuteld bewaard.
Invoer wordt aan de serverzijde gecontroleerd.
Kerlinga volgt beveiligingsupdates van de gebruikte software op en past ze toe.
Er worden automatisch back-ups gemaakt, die na korte tijd overschreven worden.

Organisatorische maatregelen:

Toegang tot de productieomgeving is beperkt tot wie die voor zijn taak nodig heeft.
Nieuwe functies die persoonsgegevens raken, doorlopen vooraf een privacycontrole (gegevensbescherming door ontwerp en standaardinstellingen).
Aanvaardingen en privacyverzoeken worden gelogd als bewijs.
Kerlinga heeft een procedure voor het vaststellen, beoordelen en melden van datalekken.
Technische fouten worden opgevolgd met foutmonitoring.

8.2. Kerlinga kiest subverwerkers die zelf passende technische en organisatorische maatregelen bieden en legt hun die contractueel op (zie clausule 9).

8.3. Kerlinga houdt een beschrijving van haar maatregelen bij en werkt die bij bij wezenlijke wijzigingen. Een samenvatting is op verzoek beschikbaar (zie clausule 14).

Clausule 9: Subverwerkers

9.1. De Tenant verleent Kerlinga algemene voorafgaande toestemming om subverwerkers in te zetten voor het leveren van de dienst, op voorwaarde dat Kerlinga:

(a) met elke subverwerker een schriftelijke overeenkomst heeft die hem bindt aan minstens dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen als deze DPA,
(b) de lijst van subverwerkers in deze clausule actueel houdt,
(c) de Tenant minstens 30 dagen vooraf informeert over de toevoeging of vervanging van een subverwerker, per e-mail naar het geregistreerde contactadres van de Tenant en door deze clausule bij te werken.

9.2. Huidige lijst van subverwerkers:

Subverwerker	Doel	Locatie van de gegevens	Waarborg bij doorgifte buiten de EER
Supabase Inc.	Databank, aanmelding en opslag van bestanden	EU (Frankfurt)	Moederbedrijf in de VS: EU-VS Data Privacy Framework waar van toepassing, standaardcontractbepalingen als terugval
Vercel Inc.	Hosting van de applicatie	EU (Frankfurt) voor de toepassing, logs kunnen in de VS staan	EU-VS Data Privacy Framework, standaardcontractbepalingen als terugval
Amazon Web Services (AWS)	Verzending van e-mails en de AI-dienst uit clausule 2.3 (Amazon Bedrock)	E-mail: EU (Frankfurt). AI-dienst: EU (EU-regio's)	Moederbedrijf in de VS: EU-VS Data Privacy Framework, standaardcontractbepalingen als terugval
Functional Software Inc. (Sentry)	Foutmonitoring: foutrapporten en prestatiemetingen	EU	Moederbedrijf in de VS: EU-VS Data Privacy Framework waar van toepassing, standaardcontractbepalingen als terugval
Apple	Pushmeldingen naar de app op iPhone en iPad	Wereldwijd, ook in de VS	EU-VS Data Privacy Framework, standaardcontractbepalingen als terugval
Google (Firebase Cloud Messaging)	Pushmeldingen naar de app op Android	Wereldwijd, ook in de VS	EU-VS Data Privacy Framework, standaardcontractbepalingen als terugval
Pushdienst van de browser van de gebruiker	Pushmeldingen in de browser. De inhoud van de melding is versleuteld, de pushdienst ziet enkel wat nodig is om ze af te leveren	Hangt af van de browser die de gebruiker kiest, ook buiten de EER	Waarborgen van de aanbieder van de browser
Hostinger	Mailbox voor support en privacyverzoeken (info@kerlinga.com)	EU	Niet van toepassing

Met elke subverwerker geldt een verwerkersovereenkomst die minstens dezelfde verplichtingen oplegt als deze DPA. Bewijs daarvan bezorgt Kerlinga op verzoek. Wijzigingen worden minstens 30 dagen vooraf aangekondigd zoals bepaald in 9.1.

9.3. Mollie is geen subverwerker maar een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke wanneer zij betalingen verwerkt. De Tenant (en niet Kerlinga) heeft een rechtstreekse relatie met Mollie en is verantwoordelijk voor de gevolgen van die relatie. Mollie interpreteert dat zelf ook zo, zie https://help.mollie.com/hc/en-us/articles/360002761193.

9.4. Bezwaar: de Tenant kan binnen 30 dagen na kennisgeving van een wijziging schriftelijk bezwaar maken via info@kerlinga.com. Is een compromis niet mogelijk, dan kan de Tenant de SaaS-overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van één (1) maand, zonder bijkomende kosten en met behoud van het exportvenster uit clausule 13.

9.5. Aansprakelijkheid van Kerlinga voor subverwerkers: komt een subverwerker haar gegevensbeschermingsverplichtingen niet na, dan blijft Kerlinga ten aanzien van de Tenant volledig aansprakelijk voor het handelen van die subverwerker, binnen de grenzen van de aansprakelijkheidsbeperking in clausule 15.

9.6. Gegevens in de EU: Kerlinga kiest bij elke subverwerker waar mogelijk een datacentrum in de EU. Waar een subverwerker vanuit de VS ondersteuning biedt of verkeer tijdelijk via de VS leidt (bijvoorbeeld om aanvallen af te weren), gelden de waarborgen uit de tabel in 9.2 en uit clausule 10.

Clausule 10: Internationale doorgifte

10.1. Kerlinga verwerkt persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

10.2. Is doorgifte naar een derde land nodig, of heeft een subverwerker een moederbedrijf buiten de EER dat toegang kan krijgen, dan zorgt Kerlinga ervoor dat:

(a) de ontvanger valt onder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor ontvangers die daaronder gecertificeerd zijn, of
(b) er passende waarborgen zijn, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of bindende bedrijfsvoorschriften.

Voor subverwerkers met een moederbedrijf in de VS gelden de standaardcontractbepalingen als terugval, ook wanneer de doorgifte op het Data Privacy Framework steunt.

10.3. Kerlinga vermeldt elke structurele doorgifte in de lijst van clausule 9.2.

Clausule 11: Bijstand bij verzoeken van betrokkenen

11.1. Kerlinga ondersteunt de Tenant bij het nakomen van haar verplichtingen rond de rechten van betrokkenen (art. 12 tot en met 22 AVG), met name:

recht op inzage (art. 15): klanten kunnen hun gegevens zelf bekijken via "Mijn data" in hun account,
recht op rectificatie (art. 16): klanten passen hun profiel zelf aan in hun account, en de Tenant kan gegevens aanpassen in het beheer,
recht op wissing (art. 17): klanten kunnen een verwijderverzoek indienen in hun account. De Tenant beoordeelt het verzoek en laat het uitvoeren,
recht op beperking (art. 18): op instructie van de Tenant zet Kerlinga de verwerking van de betrokken gegevens stop, op de bewaring na, zolang de beperking geldt,
recht op overdraagbaarheid (art. 20): klanten kunnen hun gegevens downloaden in een machineleesbaar formaat via "Mijn data",
recht van bezwaar (art. 21): de Tenant beoordeelt elk bezwaar. Kerlinga voert de nodige aanpassingen uit op haar instructie.

11.2. Richt een betrokkene een verzoek rechtstreeks aan Kerlinga, dan behandelt Kerlinga dat verzoek niet zelf. Zij stuurt het binnen vijf (5) werkdagen door naar de Tenant, laat de betrokkene weten dat het verzoek bij de Tenant ligt, en helpt de Tenant waar nodig bij het antwoord.

11.3. Kerlinga verleent haar bijstand tijdig, zodat de Tenant binnen de wettelijke termijn van één (1) maand kan antwoorden, of binnen de verlengde termijn van twee extra maanden wanneer de Tenant die verlenging rechtmatig inroept.

11.4. Kosten: bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken mag Kerlinga, in overleg met de Tenant, een redelijke vergoeding aanrekenen voor bijstand die verder gaat dan de functies van de dienst. In normale omstandigheden is de bijstand kosteloos.

Clausule 12: Bijstand bij beveiliging, DPIA en meldingen

12.1. Kerlinga staat de Tenant bij, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover zij beschikt, bij:

het nakomen van de beveiligingsverplichtingen (art. 32 AVG),
het melden van datalekken (art. 33 en 34 AVG),
het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (art. 35 AVG). Kerlinga stelt op verzoek een samenvatting ter beschikking van haar eigen beoordeling over de verwerking van gegevens van minderjarigen, die de Tenant als basis mag gebruiken voor haar eigen beoordeling,
een voorafgaande raadpleging van de GBA (art. 36 AVG), op verzoek.

12.2. Datalekken: Kerlinga meldt elk datalek dat de Tenant raakt zonder onredelijke vertraging na kennisname, en uiterlijk binnen 48 uur, per e-mail naar het geregistreerde contactadres van de Tenant en waar nodig telefonisch. Zo kan de Tenant haar meldingstermijn van 72 uur aan de GBA naleven. De melding bevat minstens:

(a) de aard van het lek,
(b) de vermoedelijk getroffen categorieën en aantallen betrokkenen,
(c) de vermoedelijk getroffen categorieën en hoeveelheden gegevens,
(d) de waarschijnlijke gevolgen,
(e) de genomen of voorgestelde maatregelen om de gevolgen te beperken.

Is nog niet alle informatie bekend, dan meldt Kerlinga wat zij al weet en vult zij de melding aan zodra er meer bekend is.

12.3. De Tenant blijft verantwoordelijk voor de melding aan de GBA binnen 72 uur na kennisname, wanneer het lek aan de criteria van art. 33 AVG voldoet.

12.4. De Tenant blijft verantwoordelijk voor de melding aan betrokkenen (art. 34 AVG) bij een hoog risico. Kerlinga levert de technische informatie en, op verzoek, voorbeeldteksten.

Clausule 13: Verwijdering of teruggave na einde van de dienst

13.1. Bij beëindiging van de SaaS-overeenkomst, om welke reden ook, verwijdert of bezorgt Kerlinga alle persoonsgegevens die zij namens de Tenant verwerkt, naar keuze van de Tenant:

(a) Teruggave: Kerlinga levert een export in een gangbaar machineleesbaar formaat, met facturen als PDF, binnen drie (3) werkdagen na schriftelijk verzoek,
(b) Exportvenster: gedurende 30 dagen na het einde van de overeenkomst blijven de gegevens voor de Tenant toegankelijk in het beheer, zodat zij ze nog kan exporteren,
(c) Verwijdering: na dat exportvenster verwijdert Kerlinga alle actieve kopieën en back-ups van de persoonsgegevens binnen 90 dagen.

Maakt de Tenant binnen het exportvenster geen schriftelijke keuze, dan geldt verwijdering als standaard, in lijn met artikel 14 van de algemene voorwaarden.

13.2. Wettelijke uitzonderingen waarbij verwijdering niet kan:

Facturen, creditnota's en dagontvangstenoverzichten: de wettelijke bewaarplicht rust op de Tenant. Kerlinga bewaart deze stukken in opdracht van de Tenant zolang de boekhoud- en fiscale wetgeving dat oplegt (momenteel tot 10 jaar). De klantgegevens die op die stukken staan (naam, adres, e-mailadres), worden daarom niet geanonimiseerd.
Bewijs van aanvaardingen en privacyverzoeken blijft bewaard, losgekoppeld van het account van de betrokkene, als bewijs dat die aanvaardingen en verzoeken plaatsvonden.

13.3. Anonimisering als alternatief voor verwijdering: waar verwijdering niet mogelijk is wegens een wettelijke plicht of omdat gegevens nodig blijven voor de werking van de dienst bij de Tenant, anonimiseert Kerlinga de persoonsgegevens zodat ze niet meer tot een persoon te herleiden zijn. Geanonimiseerde gegevens vallen buiten de AVG.

13.4. Kerlinga bevestigt de voltooiing van de verwijdering of anonimisering schriftelijk per e-mail.

Clausule 14: Audit-recht

14.1. De Tenant heeft het recht om de naleving van deze DPA te controleren. Gezien het SaaS-karakter van de dienst, waarbij alle Tenants dezelfde infrastructuur delen, werkt Kerlinga met een schriftelijke auditprocedure:

(a) De Tenant kan maximaal één keer per kalenderjaar (en bij gegronde vermoedens van een inbreuk ook tussentijds) een auditvragenlijst sturen naar info@kerlinga.com.
(b) Kerlinga beantwoordt de vragenlijst binnen 14 dagen.
(c) Zijn de antwoorden onvoldoende, dan kan de Tenant op eigen kosten een onafhankelijke auditor aanwijzen voor een audit ter plaatse of op afstand, met minstens 30 dagen voorafgaande schriftelijke kennisgeving.
(d) De auditor ondertekent een geheimhoudingsovereenkomst en voert de audit zo beperkt mogelijk uit, zonder de normale werking van Kerlinga te verstoren en zonder toegang tot gegevens van andere Tenants.

14.2. Kerlinga stelt op verzoek de volgende documentatie ter beschikking, zonder dat een formele audit nodig is:

de actuele versie van deze DPA en van de algemene voorwaarden,
de lijst van subverwerkers met bewijs van de verwerkersovereenkomst met elk van hen,
een beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen,
een samenvatting van de gegevensbeschermingseffectbeoordeling over minderjarigen.

Gedetailleerde technische documentatie stelt Kerlinga enkel ter beschikking aan een auditor onder geheimhouding, zoals bepaald in 14.1.

Clausule 15: Aansprakelijkheid

15.1. Deze clausule regelt de aansprakelijkheid van partijen onder deze DPA. Voor de aansprakelijkheid onder de onderliggende SaaS-overeenkomst geldt art. 9 van de algemene voorwaarden.

15.2. Beperking: de aansprakelijkheid van Kerlinga is beperkt volgens artikel 9.2 van de algemene voorwaarden. Dat is één plafond voor alle vorderingen onder beide documenten samen. De beperking geldt niet voor de vrijwaringen van de Tenant in 4.2 en 5.6.

15.3. Uitzonderingen: de beperking in 15.2 geldt niet bij:

opzet of grove fout,
opzettelijke schending van de geheimhoudingsplicht,
schade aan de fysieke integriteit, de gezondheid of het leven van natuurlijke personen, voor zover die oorzakelijk verbonden is met een tekortkoming in de verwerking.

15.4. Administratieve geldboetes die de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of een andere bevoegde toezichthouder oplegt, worden gedragen door de partij aan wie de inbreuk kan worden toegeschreven. Kan de inbreuk aan beide partijen worden toegeschreven, dan dragen zij de boete in verhouding tot ieders aandeel in de inbreuk (te bepalen naar redelijkheid, desnoods via bindend derdenadvies).

15.5. Eigen boetes van de Tenant: boetes die rechtstreeks aan de Verwerkingsverantwoordelijke (de Tenant) worden opgelegd op grond van haar eigen verplichtingen onder de AVG, blijven integraal voor haar eigen rekening en kunnen niet als contractuele schade onder deze overeenkomst op Kerlinga worden verhaald, behalve voor zover ze aantoonbaar geheel of gedeeltelijk veroorzaakt zijn door een toerekenbare tekortkoming van Kerlinga als verwerker. In dat laatste geval blijft de beperking van 15.2 onverkort gelden, behalve in de gevallen van 15.3.

15.6. Claims van betrokkenen worden in de eerste plaats afgehandeld door de Verwerkingsverantwoordelijke (de Tenant), tenzij de schade uitsluitend voortvloeit uit een tekortkoming van Kerlinga. In dat geval is Kerlinga rechtstreeks aansprakelijk.

15.7. Indirecte schade, gevolgschade, winstderving en reputatieschade worden niet vergoed, behalve in de gevallen van 15.3.

Clausule 16: Toepasselijk recht en geschillen

16.1. Deze overeenkomst wordt beheerst door Belgisch recht, samen met de rechtstreeks toepasselijke bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 (AVG).

16.2. Geschillen die niet minnelijk kunnen worden opgelost, vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Brugge. Is de Tenant geen onderneming, dan is de rechtbank van eerste aanleg bevoegd in het rechtsgebied waar Kerlinga gevestigd is.

16.3. Partijen verbinden zich ertoe elkaar eerst schriftelijk aan te spreken en te goeder trouw te onderhandelen voordat zij een gerechtelijke procedure starten.

Clausule 17: Slotbepalingen

17.1. Versies en wijzigingen: deze DPA draagt een versienummer. Dit is versie 1.2 van 21 oktober 2026. Bij een wezenlijke wijziging van deze DPA (zoals aansprakelijkheid, bewaring, locatie van de gegevens of de aard van de verwerking) legt Kerlinga de nieuwe versie vooraf ter aanvaarding voor aan de Tenant. Een wijziging van subverwerkers volgt de kennisgeving met bezwaarrecht uit clausule 9.1(c) en 9.4 en vraagt geen nieuwe aanvaarding. Aanvaardt de Tenant een wezenlijke wijziging niet, dan geldt artikel 2.4 van de algemene voorwaarden. Kleine wijzigingen (verduidelijkingen, taalfouten) meldt Kerlinga per e-mail.

17.2. Voorrang: bij tegenstrijdigheid tussen deze DPA en de algemene voorwaarden heeft deze DPA voorrang voor alles wat de verwerking van persoonsgegevens betreft.

17.3. Gedeeltelijke nietigheid: wordt een clausule nietig of onafdwingbaar verklaard, dan blijven de overige onverkort van kracht en vervangen partijen de ongeldige clausule door een geldige die de oorspronkelijke bedoeling het dichtst benadert.

17.4. Volledige overeenkomst: deze DPA vormt samen met de algemene voorwaarden en de individuele offerte de volledige overeenkomst tussen partijen.

ONDERTEKENING

De Tenant aanvaardt deze DPA elektronisch in het beheer, bij het eerste inloggen of via de melding in het beheer. Een beheerder van de Tenant aanvaardt namens de Tenant. Kerlinga bewaart tijdstip, versie, e-mailadres en IP-adres van die aanvaarding.

Voor Kerlinga Kerlinga, BE 0763.807.395

Voor de Tenant Stal De Cloche, zaakvoerder Stal De Cloche, (niet ingesteld)

Bijlage 1: Verwerkingen per module

Deze bijlage beschrijft per module het onderwerp, de soort gegevens en de categorieën betrokkenen. De basis (accounts, leden en deelnemers, e-mailverzending) is altijd actief. Een andere module verwerkt enkel gegevens als de Tenant die module gebruikt.

Leden en deelnemers

Onderwerp: beheer van klantaccounts en deelnemers, de koppeling tussen ouders of voogden en deelnemers (ook met meerdere ouders), niveaus, goedkeuring van nieuwe accounts.
Gegevens: identificatie- en contactgegevens, geboortedatum, niveau, accountgegevens, notities van de Tenant.
Betrokkenen: ouders en voogden, volwassen en minderjarige deelnemers, teamleden.

Lessen en lesnotities

Onderwerp: lesgroepen, inschrijvingen en reeksen, privélessen, afwezigheden en inhaallessen, aanvragen voor een plaats in een les, toewijzing van paarden en lesgevers, notities bij een les.
Gegevens: naam van de deelnemer, inschrijvingen, aanwezigheid en afwezigheid, niveau, toegewezen paard, notities van beheerders en lesgevers.
Betrokkenen: deelnemers, ouders en voogden, lesgevers.

Activiteiten en wachtlijsten

Onderwerp: inschrijving voor activiteiten, kampen en stages, met opties, overnachting en wachtlijst.
Gegevens: naam en leeftijd van de deelnemer, gekozen opties, opmerkingen bij de inschrijving (vrije tekst, niet bedoeld voor medische informatie, zie clausule 5), plaats op de wachtlijst.
Betrokkenen: deelnemers, ouders en voogden.

Beurtenkaarten

Onderwerp: aankoop en gebruik van beurtenkaarten.
Gegevens: kaarttype, saldo, historiek van gebruik en correcties.
Betrokkenen: klanten en deelnemers.

Lidmaatschap en verzekering

Onderwerp: lidgeld per seizoen, verzekering via de federatie en de jaarlijkse vernieuwing.
Gegevens: identificatiegegevens en geboortedatum van de deelnemer, status van lidmaatschap en verzekering, aanvragen en betalingen.
Betrokkenen: deelnemers, ouders en voogden.

Dagverzekering

Onderwerp: een verzekering voor één of enkele dagen, los of bij een inschrijving.
Gegevens: deelnemer, periode van dekking, prijs en betaalstatus.
Betrokkenen: deelnemers, ouders en voogden.

Betalingen en betaalherinneringen

Onderwerp: opvolging van wat klanten verschuldigd zijn en betaald hebben, online betalingen via Mollie, herinneringen bij openstaande bedragen.
Gegevens: bedragen, betaalwijze en -status, referenties van online betalingen, overschrijvingsmededelingen, verstuurde herinneringen.
Betrokkenen: klanten, ouders en voogden, eigenaars en huurders die betalen.

Dagontvangsten en facturen

Onderwerp: facturen en creditnota's of het overzicht van dagontvangsten voor de boekhouding van de Tenant, en verzending ervan naar de boekhouder.
Gegevens: naam, adres en e-mailadres van de klant op de factuur, bedragen en btw, correcties met reden, het e-mailadres van de boekhouder.
Betrokkenen: klanten, de boekhouder van de Tenant.

Bankopvolging

Onderwerp: een bankexport van de Tenant inlezen om overschrijvingen aan open betalingen te koppelen, met voorstellen van de AI-dienst bij twijfelgevallen (zie clausule 2.3).
Gegevens: datum, bedrag, naam van de betaler en mededeling van overschrijvingen, en de open betalingen waaraan ze gekoppeld kunnen worden. Het bankbestand zelf wordt niet bewaard. Overschrijvingen die een medewerker nog moet nakijken, blijven tot 90 dagen staan.
Betrokkenen: klanten, betalers die geen klant zijn, deelnemers die in een mededeling vermeld staan.

Paarden, eigenaars en zorgcontacten

Onderwerp: paardenlijst, zorg en planning van paarden, eigenaars van paarden (met of zonder account), uitnodigingen aan eigenaars, contacten van dierenartsen, hoefsmeden en andere zorgverleners.
Gegevens: identificatie- en contactgegevens van eigenaars, gegevens over het paard en de zorg, naam en contactgegevens van zorgverleners, notities.
Betrokkenen: eigenaars van paarden (ook zonder account), dierenartsen, hoefsmeden en andere zorgverleners.

Pension

Onderwerp: pensioncontracten, aanrekeningen en meldingen van pensiongasten voor het gebruik van de piste.
Gegevens: identificatie- en contactgegevens, contract, formule en opties, aanrekeningen en betalingen, afspraken over de zorg.
Betrokkenen: pensiongasten en eigenaars van paarden.

Verhuur van pistes en accommodatie

Onderwerp: reservatie en huur van pistes en accommodatie.
Gegevens: naam van de huurder, reservatie, notitie bij de huur, betaling.
Betrokkenen: huurders.

Clubwedstrijden

Onderwerp: inschrijving voor clubwedstrijden, startlijsten, programma en uitslagen.
Gegevens: naam van de ruiter, gekozen proef, paard, startnummer en startvolgorde, uitslag. Startlijsten en uitslagen kunnen zichtbaar zijn voor andere deelnemers aan dezelfde wedstrijd.
Betrokkenen: deelnemers, ouders en voogden, eigenaars van paarden.

Berichten en foto's

Onderwerp: berichten tussen de Tenant en haar klanten, groepsgesprekken en gesprekken tussen klanten onderling, met foto's.
Gegevens: naam van afzender en ontvangers, inhoud van berichten, foto's.
Betrokkenen: klanten, teamleden, en wie in een bericht of op een foto staat.

Stalbord

Onderwerp: mededelingen van de Tenant aan haar klanten.
Gegevens: tekst en foto's van mededelingen, de naam van de auteur.
Betrokkenen: teamleden, en wie in een mededeling of op een foto staat.

Pushmeldingen

Onderwerp: meldingen op de telefoon of in de browser, bijvoorbeeld bij een nieuw bericht.
Gegevens: een technisch token van het toestel of de browser, de inhoud van de melding.
Betrokkenen: klanten en teamleden die meldingen aanzetten.

Kalenderfeed

Onderwerp: een persoonlijke agendalink waarmee beheerders, medewerkers en lesgevers hun lessen, activiteiten, verhuringen en zorgtaken in een eigen agenda zien.
Gegevens: de link, de naam van de huurder (of van de ruiter voor wie gehuurd wordt) bij een verhuring, de naam van paarden bij zorgtaken. De gebruiker beslist zelf om de link in een externe agenda te zetten. Die agendadienst is geen subverwerker van Kerlinga.
Betrokkenen: teamleden, huurders en de ruiters voor wie ze huren.

Hulpassistent

Onderwerp: een AI-assistent die beheerders helpt met vragen over PonyPortaal en concepttekst kan voorstellen (zie clausule 2.3).
Gegevens: de vragen van de beheerder en de antwoorden, geaggregeerde cijfers van de manege.
Betrokkenen: beheerders en teamleden die de assistent gebruiken.

E-mailverzending

Onderwerp: e-mails in naam van de Tenant, zoals bevestigingen, herinneringen en meldingen.
Gegevens: e-mailadres en naam van de ontvanger, inhoud en onderwerp van de mail, verzendstatus en afmeldingen.
Betrokkenen: klanten, ouders en voogden, eigenaars, huurders, teamleden en externe contacten die mail ontvangen.

Versie-historie

Versie	Datum	Wijziging
v1.0	15 april 2026	Eerste uitgifte.
v1.1	7 juli 2026	Termijn voor het melden van datalekken verduidelijkt, subverwerkers aangevuld, verwerkingsinstructie en signaleringsplicht toegevoegd, verantwoordelijkheid voor minderjarigen verduidelijkt, verwijdering als standaard na het einde van de dienst.
v1.2	21 oktober 2026	Bijlage met de verwerkingen per module toegevoegd, gebruik van de AI-dienst beschreven, volledige lijst van subverwerkers met waarborgen bij doorgifte, regeling voor medische informatie die toch in een vrij veld terechtkomt, beveiliging functioneel beschreven, bewaring van facturen en dagontvangsten, verzoeken van betrokkenen en overheden, melding van datalekken, aansprakelijkheid (één plafond samen met de algemene voorwaarden) en wijzigingsregeling herzien.

Kerlinga · BE 0763.807.395 · info@kerlinga.com